档案室建立方案
时间：2022-09-28 17:34:26 来源：星星阅读网 本文已影响 人 
【1】
第一步：寻找合适的空间：
档案库房面积要求满足单位档案管理需要，并有一定预留空间(20-30年); 第二步：装修档案室：
档案库房要实现“三铁”：铁门、铁窗、铁柜(架);档案库房要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物(虫、霉、鼠等)。
第三步：根据空间面积大小，设计内部设施摆放方式及位置。 第四步：定制或者购买档案室设施设备：
(1)档案盒：使用无酸纸封底面、档案盒; (2)档案柜(架)数量充裕而且质量好：
①档案柜(架)以能放A4规格的为好;
②档案柜(架)数量要求能满足今后20-30年左右发展的需要，越充裕越好。
(3)根据实际需要配备必要的管护设备
第五步：建立档案管理制度：
第六步：请相关部门人员参与装封、摆放档案资料。 第七步：建立档案目录及电子目录。 第八步：前台行政文员兼管理档案室。
档案室设施设备预算表
以下为网络参考价
预计费用为：7000.00元(不含装修费用)
建立档案室的基本要求
一、各档案库的建筑及技术参数：
1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的发展空间。
2、地板承重最大容量为1240公斤/m2，采用密集架时应不大于1200公斤/m2。
3、密集柜每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。
4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒尺寸来计算。
5、一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。
6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室，消防栓不应设在档案室内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。
二、档案室的采光、通风要求
1、采光度(自然光和人造光)两种，在正常的情况下，我门应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应采用人造光来照明。
2、档案室、查阅档案及其他技术用房应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。
3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。
4、档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。
三、档案室温湿度要求
1、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。
温湿度范围 温度 14～24 不小于14 不大于24，有温度调节设备的，温度的日变化幅度不得超过温度 ±2相对湿度 45%RH～60%RH 不小于45%RH 不大于60%RH,有湿度调节设备的，相对湿度的日变化幅度不得超过±5%注意温、湿度的测量点，是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。
2、对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。
3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。
4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的.采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。
四、档案室洁净度要求
1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。
2、开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。
3、定期打扫室内卫生，清洗防尘网。
五、档案室防雷接地要求
1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜;计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。
2、接地引入线的长度不应该超过30m，其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材，不同金属互连时，应防止电化腐蚀。 六、档案室电源要求
1、如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。
2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。
3、蓄电池一般设计两组并联，UPS蓄电池一般只设计一组，UPS设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时，主要逆变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用。
4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。
【2】
按照集团公司有关档案工作文件精神，我部组织对各部门档案数量情况进行了摸底汇总，见下表：
档案数量情况调查统计表
根据摸底情况，对档案室提出如下建议：
方案1：
为强化档案管理，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，按照公司安排，特制定办方案：
一、地点
档案库房面积要求满足单位档案管理需要，要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物(虫、霉、鼠等)，建议设置地点为：
A：活动室旁会议室
二、人员设置：1人，具有相关档案管理专业知识。
三、主要设备：
定制或者购买档案室设施设备：
(1)档案盒：使用无酸纸封底面、档案盒; (2)档案柜(架)20个：
①档案柜(架)以能放A4规格的为好; ②档案柜(架)以密集柜为主、书架为辅。
(3)档案管理软件：方正博通档案信息综合管理系统，现为集团公司较多单位所采用。
(4)相关设备：电脑一台。 四、管理范围：
1、常用资料建议不归档管理。
2、鉴于财务会计凭证机密性及磅单数量较大，建议仍由经营部自行保管。
3、其他资料以拟定的档案管理办法要求按时间归档。
方案2：
按照档案管理要求，档案存放应满足20年存放要求，以方案1所提档案管理地点过于狭小，无法满足长期档案存放要求。鉴于目前物流项目开工，相关规划正在设计之中，建议在规划中加入档案室，按照相关要求设计，一次性投资，从而达到管理要求。
在档案室未设立之前，仍然实现归口管理，由综合部牵头，指导各部门档案管理，按照公司拟定的档案管理办法及时收档，为档案室设立打下良好基础。
为避免重复投资造成资源浪费，建议采纳方案2。
